Assertief vergaderen: 8 tips

Om een zakelijke vergadering echt effectief te maken, is de eerste stap jezelf afvragen of het werkelijk nodig is. Is het de moeite waard om je team bijeen te roepen en “tijd te verspillen” aan het bespreken van plannen, projecten of het analyseren van mogelijke oplossingen?

Ja, het is de moeite waard. Dankzij dit kan de strategie van de onderneming worden ontwikkeld of gecorrigeerd en kunnen de acties die de vitaliteit van de onderneming in gevaar brengen worden geëlimineerd. Beschouw ze niet als hinderlijk, maar als een extra hulpmiddel op onze weg naar succes.

Waarom zijn vergaderingen nuttig?

• Jouw team zal de informatie kennen die relevant is voor het bedrijf.
• Als de besluitvorming gemeenschappelijk is, zullen uw werknemers het gevoel hebben dat ze bij het bedrijf horen, wat zal resulteren in een grotere betrokkenheid.
• Vier ogen zien meer dan twee. En zes, en twaalf. Er is niets beters bij het zoeken naar een oplossing voor een probleem dan het standpunt van anderen in te nemen.
• Om misverstanden of geruchten in verband met personeels- of strategische problemen te voorkomen.
• Als je de leiding hebt over een bedrijf zal je de eisen van je werknemers kunnen kennen. Het is een goede manier om vertrouwen met hen op te bouwen.

Stappenplan

1. Planning

Voordat je de vergadering houdt, moet je de doelstellingen van de vergadering bepalen. In de agenda moeten de onderwerpen worden vermeld die moeten worden besproken en de tijd die hiervoor wordt ingeschat. Als we willen dat de vergadering soepel verloopt, moeten we er niet te lang over doen (sommige deskundigen menen dat 45 minuten meer dan genoeg is).

2. Het team

Alles zal afhangen van de grootte van het bedrijf, maar als we het over grote bedrijven hebben, moet alleen het personeel bijeen worden gebracht dat echt gekwalificeerd is om over de voorgestelde onderwerpen te praten. Als de vergaderingen kleinschalig zijn en zich op weinig onderwerpen concentreren, zullen zij effectiever zijn.

3. Punctualiteit

Vraag om stiptheid, en met het oog daarop moeten de uitnodigingen vooraf naar het personeel worden gestuurd. Te laat komen voor een vergadering is een teken van gebrek aan belangstelling, en dit kan besmettelijk zijn. Vraag indien mogelijk aan je werknemers of ze hun aanwezigheid kunnen bevestigen om onnodige vertragingen te voorkomen.

4. Presentatie

Degene die de vergadering bijeenroept, moet de aanwezigen eraan herinneren wat de agenda is en ook de personen voorstellen die elk van de onderwerpen zullen presenteren.

5. Binnen de vergadering

Het is raadzaam de volgorde van de sprekers vast te stellen en te proberen alle deelnemers de kans te geven hun mening te geven. Als we ons huiswerk goed hebben gedaan, komen alleen mensen aan het woord die het te bespreken onderwerp echt kennen. De vergadering zal niet langer duren dan nodig is en voorkomen het verliezen van belangstelling.

6. Motivatie

Werkvergaderingen hoeven niet het synoniem te zijn van verveling. Als we naast het verkorten van de vergadertijd en onderwerpen, een vriendelijke taal en wat humor introduceren, zullen de deelnemers geïnteresseerd blijven en zich geïntegreerd voelen.

7. Laat anderen het woord voeren

Vermijd monologen. Zoals we al eerder opmerkten, wordt een vergadering gebruikt om projecten te bespreken of conflicten op te lossen, dus is er meer dan één stem nodig om ze op te lossen. Iedereen die aan de vergadering deelneemt, moet worden betrokken en zijn mening over de kwestie geven voordat een overeenkomst wordt bereikt.

8. Geen afleiding

Het is belangrijk om afleiding te vermijden om de vergadering tot een goed einde te brengen. Tegenwoordig beschikken wij over een veelheid van elektronische apparaten die ons werk vergemakkelijken, maar het gebruik ervan is niet altijd onontbeerlijk om bepaalde onderwerpen te bespreken. Onderbrekingen door mobiele telefoongesprekken of verstrooidheid om iets op de computer te controleren, verlengen de vergadering en leiden de aanwezigen af van het eigenlijke doel van de vergadering.